Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Naskah Dinas

Aturan Pedoman Penulisan Naskah Dinas

Sejauh penelusuran kami, tiap instansi atau lembaga memiliki pedoman tata naskah dinas masing-masing. Misalnya diatur dalam Permenpanrb 80/2012, Permendagri 10/2021, atau Permenkum 3/2025.

Lebih lanjut, jika ditinjau dalam Lampiran Permenpanrb 80/2012 (hal. 4), naskah dinas diartikan sebagai komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

Naskah dinas ini dapat dibuat secara elektronik. Salah satu aturan yang memuat ketentuan naskah dinas elektronik adalah Permendagri 10/2021 di mana naskah dinas elektronik didefinisikan sebagai informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

Merujuk berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa naskah dinas adalah sebuah sarana komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat berwenang di instansi atau lembaga yang bersangkutan, dan dapat berbentuk elektronik.

Contoh Susunan Naskah Dinas

Anda tidak menyebutkan naskah dinas atau akta seperti apa yang dimaksud dalam pertanyaan. Untuk itu, guna menyederhanakan jawaban, kami mencontohkan pembuatan surat edaran oleh instansi pemerintah.

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

Susunan surat edaran terdiri dari:

1. Kepala, yang terdiri dari:
   1. kop naskah dinas;
   2. tulisan ‘surat edaran’;
   3. kata ‘tentang’, dicantumkan di bawah frasa ‘surat edaran’; dan
   4. rumusan judul surat edaran, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata ‘tentang’.
2. Batang tubuh, yang terdiri dari:
   1. alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;
   2. peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; dan
   3. pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
3. Kaki, yang terdiri dari:
   1. tempat dan tanggal penetapan;
   2. nama jabatan pejabat penanda tangan, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
   3. tanda tangan pejabat penanda tangan;
   4. nama lengkap pejabat penanda tangan, ditulis dengan huruf kapital; dan
   5. cap dinas.
4. Distribusi

Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat berwenang ke pejabat dan pihak terkait lainnya.

Merujuk pada susunan surat edaran sebagai naskah dinas sebagaimana dimaksud di atas, tidak disebutkan secara spesifik mengenai ketentuan tanda tangan, apakah diperbolehkan dalam bentuk tanda tangan elektronik atau tidak.

Tanda Tangan Elektronik dalam Naskah Dinas

Menyambung permasalahan ini, definisi dari tanda tangan elektronik bisa Anda temukan dalam Pasal 1 angka 12 UU 19/2016 yang menerangkan bahwa tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Kehadiran tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan berikut.

1. Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan.
2. Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan.
3. Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
4. Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
5. Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya.
6. Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait.

Namun, penting untuk diperhatikan, sebagaimana diterangkan sebelumnya bahwa tiap instansi atau lembaga memiliki pedoman tata naskah dinas masing-masing, ada baiknya Anda memeriksa aturan penggunaan tanda tangan elektronik pada instansi terkait. Sebagai contoh, ketentuan Pasal 102 Permenkum 3/2025 - yang mengatur ketentuan naskah dinas di instansi Kementerian Hukum–menerangkan bahwa tanda tangan basah digunakan pada naskah dinas dengan media rekam kertas dan tanda tangan elektronik digunakan pada naskah dinas dengan media rekam elektronik.

Dengan demikian, menurut pendapat kami, sepanjang telah memenuhi persyaratan tanda tangan elektronik yang ditentukan, tanda tangan elektronik yang dicantumkan di naskah dinas adalah sah dan memiliki kekuatan hukum.