Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Naskah Dinas

KEABSAHAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK DI NASKAH DINAS

Terkait pedoman dalam penulisan atau tata naskah dinas, sejauh penelusuran kami, tiap instansi atau lembaga memiliki pedoman tata naskah dinas masing-masing. Misalnya sebagaimana diatur dalam Permenpanrb 80/2012 atau Permenkumham 31/2020.

Lebih lanjut, jika ditinjau dalam Lampiran Permenpanrb 80/2012 (hal. 4), naskah dinas diartikan sebagai komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

Naskah dinas ini dapat dibuat secara elektronik. Salah satu aturan yang memuat ketentuan naskah dinas elektronik adalah Permendagri 10/2021, di mana naskah dinas elektronik didefinisikan sebagai informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

Merujuk berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa naskah dinas adalah sebuah sarana komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat berwenang di instansi atau lembaga yang bersangkutan, yang dapat berbentuk elektronik.

Menyambung permasalahan ini, definisi dari tanda tangan elektronik bisa Anda temukan dalam Pasal 1 angka 12 UU 19/2016 yang menerangkan bahwa tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut.

1.  Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan.

2.  Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan.

3.  Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.

4.  Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.

5.  Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya.

6.  Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait.

Mengenai keabsahan penggunaan tanda tangan elektronik, seperti yang pernah diulas dalam Cara Mengidentifikasi Tanda Tangan Elektronik Palsu, sepanjang tanda tangan elektronik memenuhi persyaratan Pasal 11 ayat (1) UU ITE di atas, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah.

Dengan demikian, menurut pendapat kami, sepanjang telah memenuhi persyaratan tanda tangan elektronik di atas, maka tanda tangan elektronik yang dicantumkan di naskah dinas adalah sah dan memiliki kekuatan hukum.

Namun demikian, patut digarisbawahi, sebagaimana dikutip dari Keabsahan Tanda Tangan Digital dan Tanda Tangan Elektronik di Tengah Pandemi, tanda tangan elektronik jelas-jelas dibubuhkan pada dokumen elektronik baik akan dicetak maupun tidak. Dalam artikel yang sama dijelaskan juga bahwa terkait akta notaris, tanda tangan tangan dalam akta tersebut telah dikunci hanya berupa tanda tangan basah.

Jadi, menjawab pertanyaan Anda, kami berpendapat, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dalam hal telah memenuhi persyaratan, termasuk pula saat dicantumkan dalam sebuah naskah dinas, yang dalam hal ini bisa dibuat secara elektronik, yakni naskah dinas elektronik.

Hal ini dipertegas juga dengan adanya penerapan tanda tangan elektronik untuk pelaksanaan kedinasan di instansi pemerintah seperti di Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).[5]

Perkaya riset hukum Anda dengan analisis hukum terbaru dwi bahasa, serta koleksi terjemahan peraturan yang terintegrasi dalam Hukumonline Pro, pelajari lebih lanjut di sini.

Demikian jawaban dari kami terkait keabsahan tanda tangan elektronik pada naskah dinas sebagaimana ditanyakan, semoga bermanfaat.

Hukumonline.com

Bernadetha Aurelia Oktavira, S.H.